Effizientes Ausfallmanagement in der Pflege: Mit dem 360 Grad Ausfallkonzept von CrewLinQ
Nie wieder Telefonlisten “abtelefonieren”:
Wir haben unser 360 Grad Ausfallkonzept und die dazu passende Software entwickelt, um Ausfallmanagement in der Pflege deutlich effizienter zu gestalten.
Damit Sie Engpässe in Zukunft so gut es geht vermeiden und die internen Ressourcen Ihrer Pflegeeinrichtung besser nutzen können - und das “Holen aus dem Frei” zu dem wird, was es sein sollte: eine absolute Notlösung.
Die Probleme bei der Dienstplanung in der Pflege
Jede Pflegedienstleitung kennt dieses Dilemma bei der Dienstplangestaltung: Kaum ist der Dienstplan fertig, kommt die erste Krankmeldung.
Bei kurzfristigen Dienstausfällen sind das “Holen aus dem Frei” und das Anfragen von teuren Leasingkräften dann oft immer noch die einzigen Möglichkeiten, um schnell eine Vertretung zu organisieren und die Patientenversorgung zu sichern.
Die Lösung: Digitales Ausfallmanagement in der Pflege
Die Situation ist sowohl psychisch als auch physisch belastend für Mitarbeiter:innen. Finanziell stellt sie eine Belastung für die Einrichtung dar. Auch für Dienstplanende ist es äußerst anstrengend, stundenlang die Telefonliste "abzutelefonieren".
Der Stress und die Erschöpfung, die daraus resultieren, erhöhen die Ausfallquote zusätzlich. Dies führt dazu, dass die Unterbesetzung zum Dauerthema wird.
Wir sind überzeugt: Ausfallmanagement in der Pflege muss einfacher und schneller werden - zum Wohle aller, die pflegen und gepflegt werden. Dabei unterstützen wir Sie mit einem klaren Ausfallkonzept und unserer intuitiven Software.
Kundenstimmen von der Deutschen Fachpflege
„Bei unseren Gesellschaften Adlatus GmbH und Halvar Kranken- und Intensivpflege GmbH sind die Einspringdienste mittlerweile auch digital und tragen dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit sowohl bei Pflegekräften als auch PDLs im stationären sowie im ambulanten Bereich der Deutschen Fachpflege zu verbessern.
Zusätzlich konnten wir unsere wirtschaftliche Effizienz erheblich steigern. Wir sehen in CrewLinQ großes Potenzial und freuen uns darauf, die zukünftige Entwicklung dieser innovativen Pflege-App mitzugestalten und die Nutzung innerhalb unserer Firma weiter auszurollen.“
Jan Grineisen
Head of Digitalisierung der Deutschen Fachpflege
Digitale Lösungen für das Ausfallmanagement in der Pflege: Effizienz und Fairness im Fokus
Artikel im Seniorenheim-Magazin
Unvorhergesehene Personalausfälle sind im Pflegealltag keine Seltenheit. Erkrankungen, private Notfälle oder andere unvorhersehbare Ereignisse führen dazu, dass Pflegekräfte kurzfristig ausfallen.
Dies stellt die Dienstplanenden vor große Herausforderungen. Manuelles Durchforsten von Telefonlisten, um Ersatz zu finden, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch äußerst stressig und ineffizient. Überstunden und Erschöpfung auf Seiten der Pflegekräfte sind die Folge, was wiederum zu einer erhöhten Ausfallquote führt.
Diese Unterbesetzung wird daher schnell zum Dauerthema. Doch es gibt eine Lösung: CrewLinQ bietet eine innovative Software, die das Ausfallmanagement im Gesundheitswesen erleichtert und digital optimiert.
Sie wollen ganz praktisch erfahren, wie Sie durch CrewLinQ Wunschdienste ermöglichen können?
Lassen Sie uns sprechen!
Julian Krämer
Director Sales
+49 173 5422779
julian@crewlinq.com
MODUL Ausfallmanagement
Ausgefallene Dienste
neu vergeben - ohne “Herumtelefonieren”
+ Verfügbare Mitarbeiter:innen können zeitgleich und automatisch mobil angefragt werden.
+ Die Mitarbeiter:innen können freiwillig und direkt in der App bestätigen oder ablehnen.
+ Die Zu- und Absagen werden automatisch
von CrewLinQ erfasst und ausgewertet.
So funktioniert das
360 Grad Ausfallkonzept von CrewLinQ
Unser 360 Grad Ausfallkonzept besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten, die bei Ausfällen nacheinander in unserer Ausfallmanagement Pflege-App durchlaufen werden, um einen ausgefallenen Dienst erfolgreich und reibungslos zu kompensieren.
360° Grad
Ausfallkonzept
1 Springer
Anfrage beim Springer Pool, um kurzfristig auf Ausfälle zu reagieren und Stammpersonal zu entlasten.
2 Joker
Jokerdienste können von Mitarbeiter:innen initiativ angeboten werden, wenn sie verfügbar sind.
3 Intern
Interne Anfrage, wenn im Springer-Pool keine Verfügbarkeit vorhanden, um Leasingbedarfe zu reduzieren.
+ Anfrage ambulante Dienste, wenn Touren geplant sind.
4 Häuserübergreifend
Anfrage bei Verbundshäusern, um Mitarbeiterpool zu erweitern, wenn haus-intern keine Verfügbarkeiten vorhanden sind.
5 Extern
Anfrage von Leasingpersonal, um Bettenschließungen zu vermeiden und die Versorgung der Patient:innen zu sichern.
“Holen aus dem Frei” = Notlösung
(statt erste Maßnahme)
Besonders wichtig ist uns: Die Kontaktaufnahme zu Mitarbeiter:innen, die gerade im Frei sind, soll erst im Notfall stattfinden, wenn weder im Springer-Pool noch bei bereits hinterlegten Jokerdiensten ein Ersatz gefunden wurde.
Wenn dann intern ebenfalls niemand kurzfristig zur Verfügung steht, um einzuspringen, kann die Anfrage nochmal häuserübergreifend erweitert werden.
Die Anfrage von externen Fachkräften über Leasingfirmen ist dann erst im letzten Schritt vorgesehen. So werden bei der Planung alle Personalressourcen im Blick behalten und bedarfsgerecht verteilt.
Unsere Software ist
intuitiv + alltagstauglich
Wir stellen bei der Entwicklung unserer Ausfallmanagement-App immer die User ins Zentrum unserer Überlegungen:
Schnelle Ladezeiten, intuitives Design und optimierte Nutzeroberflächen für Desktop und Mobilgeräte sorgen dafür, dass sich CrewLinQ in den Arbeitsalltag integriert.
Unsere Software-Lösungen für das 360 Grad Ausfallkonzept
Für jeden Schritt unseres 360 Grad Ausfallkonzepts gibt es ein Modul oder Add-On, das die jeweilige Funktion erfüllt und mit den anderen Anwendungen interagiert.
Alle Anwendungen können entweder nach dem Prinzip des 360 Grad Ausfallkonzepts aufeinander aufgebaut werden oder den individuellen Anforderungen Ihres Pflegeheims entsprechend angepasst werden.
1 MODUL Poolmanagement
Personalengpässen effektiv vorbeugen: Unser MODUL Poolmanagement digitalisiert und vereinfacht die Koordination Ihres Springer Pools und ermöglicht Ihnen jederzeit schnelle und stressfreie Dienstausfallkompensation.
2 ADD-ON Joker
Ausfälle mit initiativem Einspringen verhindern: Mit unserem ADD-ON Joker können Sie auf Verfügbarkeiten zurückgreifen, die Mitarbeiter:innen zuvor hinterlegt haben.
3 MODUL Ausfallmanagement
Ausgefallene Dienste intern neu vergeben: Mit unserem MODUL Ausfallmanagement können Sie bei einem spontanen Dienstausfall schnell und digital Ersatz aus dem Team organisieren, ohne dafür eine Telefonliste abzutelefonieren.
+ ADD-ON Home Care
Mit unserem ADD-ON Home Care können Sie unser MODUL Ausfallmanagement ergänzen und Ambulante Dienste kleinteilig kompensieren und alle Einsatzorte einer Tour in der App ausschreiben.
4 ADD-ON Connect
Personalpool häuserübergreifend erweitern: Verbinden Sie mehrere Häuser miteinander, um bei Dienstausfällen auf verfügbare Mitarbeiter:innen aus Verbundhäusern zurückzugreifen.
5 MODUL Leasing
Externe Fachkräfte digital anfragen: Mit unserem MODUL Leasing können Sie sich mit Leasingfirmen in Ihrer Umgebung vernetzen, externe Pflegekräfte anfragen und verbindlich buchen.
Das MODUL Leasing interagiert mit unserer Software für Personaldienstleister
Das MODUL Leasing ist für Sie als Pflegeeinrichtung grundsätzlich kostenfrei. Wenn einer Ihrer Leasing-Partner bereits mit CrewLinQ arbeitet, können Sie sich sofort verbinden.
Wenn Sie von sich aus den Anstoß geben möchten, zukünftig mit CrewLinQ zu arbeiten, kümmern wir uns um die Akquise und das Onboarding Ihrer Leasingfirmen.
Poolmanagement und Ausfallmanagement greifen ineinander
Aus dem MODUL Ausfallmanagement heraus wird automatisch ermittelt, ob im MODUL Poolmanagement bereits eine Verfügbarkeit hinterlegt ist, die zur ausgefallenen Schicht passt.
Diese Schicht kann dann direkt an die/den entsprechenden Springer:in vergeben werden und der/diejenige erhält in Echtzeit die Benachrichtigung.
Diese Vorteile hat Ausfallmanagement mit CrewLinQ für die Pflege
Mit CrewLinQ wirken Sie ganzheitlich und positiv auf die bestehende Probleme und Dynamiken beim Ausfallmanagement in Ihrer Pflegeeinrichtung ein.
Ihre Pflegeeinrichtung profitiert von…
+ Motivation unter den Mitarbeiter:innen
+ Verbessertem Betriebsklima
+ Weniger Fluktuation
+ Höherer Attraktivität als Arbeitgeber
+ Geringerem Verwaltungsaufwand
+ Reduzierten Leasingkosten
Ihr Mitarbeiter:innen und Dienstplaner:innen profitieren von…
+ Ungestörter Freizeit
+ Gesunder Work-Life Balance
+ Besseren Arbeitsbedingungen
+ Flexibilität und Selbstbestimmung
+ Weniger organisatorischem Stress
+ Weniger mentalem Druck
+ Verbesserter Dynamik im Team
Diese Erfahrungen machen
unsere Kund:innen mit CrewLinQ
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„Das Onboarding lief reibungslos, da CrewLinQ die Mitarbeitenden gut begleitet und ihnen alles zeigt. Bisher war das Poolmanagement aufwendig mit E-Mails, Anrufen und Zetteln, die leicht verloren gehen. Mit CrewLinQ gibt es nun eine digitale Lösung, die eine erhebliche Zeitersparnis und effizientere Prozessabläufe in den Abteilungen verspricht. Wir führen bald die Jokerdienste ein und hoffen, dadurch weitere Mitarbeitende zu erreichen und zu überzeugen.“
Lucie Ruß, Leitung Flexipool am Immanuel Klinikum Bernau
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![Fanni Mehner, Bereichsleitung IMC]()
„Die Zusammenarbeit mit dem CrewLinQ-Team war von Anfang an hervorragend. Andere IT-Projekte haben oft lange gedauert und waren zäh, doch CrewLinQ hat gezeigt, dass es auch anders geht. Regelmäßige Anrufe alle 2-3 Wochen halten uns auf dem neuesten Stand und zeigen, dass es ihnen wichtig ist, dass wir uns wohlfühlen und unsere Wünsche umgesetzt werden. Wir sind rundum zufrieden und schätzen die ständige Erreichbarkeit des Teams.“
Fanni Mehner, Bereichsleitung IMC am Immanuel Klinikum Bernau
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![Vanessa Nöll, Leitung Qualitätsmanagement Region Nord/West]()
„Die Rückmeldungen aus dieser Phase waren äußerst positiv und sorgten für eine Verbesserung der Arbeitsabläufe. Die schnellen Anpassungen, die CrewLinQ für einen passgenauen Einsatz vornahm, haben uns sehr überzeugt. Die drastische Reduzierung von Telefonanrufen zur Organisation von Vertretungen hat den Stress für die Mitarbeitenden erheblich gesenkt und ihre Zufriedenheit gesteigert.“
Vanessa Nöll, Leitung Qualitätsmanagement Region Nord/West
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![Jan Grinsen]()
„Bei unseren Gesellschaften Adlatus GmbH und Halvar Kranken- und Intensivpflege GmbH sind die Einspringdienste mittlerweile auch digital und tragen dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit sowohl bei Pflegekräften als auch PDLs im stationären sowie im ambulanten Bereich der Deutschen Fachpflege zu verbessern. Zusätzlich konnten wir unsere wirtschaftliche Effizienz erheblich steigern. Wir sehen in CrewLinQ großes Potenzial und freuen uns darauf, die zukünftige Entwicklung dieser innovativen Pflege-App mitzugestalten und die Nutzung innerhalb unserer Firma weiter auszurollen.“
Jan Grineisen, Head of Digitalisierung der Deutschen Fachpflege
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„Die Zusammenarbeit mit CrewLinQ war von Anfang an ein voller Erfolg. Das Team hat sich sehr bemüht, unsere spezifischen Bedürfnisse zu verstehen und umzusetzen. Besonders beeindruckend war das Onboarding bei uns vor Ort - es verlief reibungslos und effizient. Unsere Anfragen wurden zeitnah und professionell bearbeitet und Anpassungen wurden flexibel und schnell integriert. Es hat unsere Erwartungen übertroffen und wir fühlen uns rundum gut betreut.“
Astrid Weber, Pflegedienstleitung der DRK Kliniken
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![Martina Katja Bach, Abteilungsleitung Besondere Wohnformen bei der Alexianer Münster GmbH]()
„CrewLinQ macht es für beide Seiten einfacher, offene Dienste zu besetzen. Wir müssen nicht mehr über Stunden telefonisch nach Ersatz suchen und erreichen mit einem Aufruf über die App viele Pflegekräfte gleichzeitig. Unsere Mitarbeitenden können dann entspannt für sich entscheiden, ob sie einspringen möchten und fühlen sich nicht unter Druck gesetzt, wie es bei einem Anruf sein kann.“
Katja Bach, Abteilungsleitung Besondere Wohnformen bei der Alexianer Münster GmbH
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![Portrait von Martin Baumann.]()
„Ich habe die unbesetzte Schicht ins Handy eingetickert und es in die Hose eingesteckt. Keine Minute später sagt die Smartwatch, es hat sich jemand gemeldet für den Dienst.“
Martin Baumann
Pflegerische Bereichsleitung, Immanuel Krankenhaus Berlin -
![Martina Kringe von IAB über das Ausfallmanagement von CrewLinQ.]()
"Nach dem Motto: 'Man kann unter Fortschritt auch das Weggehen verstehen', sind wir von unserem System weggegangen und fanden mit CrewlinQ ein zeitgemäßes Ausfalltool, das unsere Anforderungen erfüllt, sehr benutzerfreundlich ist und uns die Anrufe erspart.”
Martina Kringe
Pflegedirektion
Immanuel Krankenhaus Berlin -
![Portrait von Crewlinq-Kundin Sandra Fleischer.]()
"Ich habe vorher fast 80 % meiner Arbeitszeit mit der Nachbesetzung von Schichten gebraucht. Jetzt habe ich ein breitgefächertes System und habe den Vorteil, dass deutlich mehr Leute den Aufruf bekommen. “
Sandra Fleischer
Stellvertretende Pflegedirektorin
und Pflegerische Bereichsleiterin
St. Josefs-Krankenhaus Potsdam
Alexianer Gruppe -
![Testimonial von Marco Alt zu Crewlinq.]()
"Wir haben eine deutliche Arbeitserleichterung erfahren. Die Kollegen sind ganz begeistert. Wenn sie Dienstanfragen über die App bekommen, können sie entspannt entscheiden, ob sie annehmen möchten oder nicht. Sie fühlen sich überhaupt nicht mehr unter Druck gesetzt.”
Marco Alt
Pflegerische Bereichsleitung,
Immanuel Krankenhaus Berlin -
![Portrait von Crewlinq-Testimonial Heinrich.]()
"Der größte Vorteil ist, dass ich selber entscheiden kann, wann ich einspringen möchte und dass ich auch eine bestimmte Bedenkzeit habe, wann und ob ich einspringen möchte.”
Christian Heinrich
Pflegefachkraft
St. Josefs-Krankenhaus Potsdam
Alexianer Gruppe -
![Portrait und Kundenstimme von Frau Kirnich-Müller.]()
"Fakt ist, dass diese App eine sehr gute Idee ist und die Umsetzung außerordentlich gelungen.”
Claudia Kirnich-Müller
Pflegedirektorin
St. Josefs-Krankenhaus Potsdam
Alexianer-Grupp”
Mit CrewLinQ sparen Sie Zeit und Geld, stärken langfristig Ihren Ruf als zeitgemäßer Arbeitgeber und machen Ihre Mitarbeiter:innen nachhaltig zufriedener.
DIGITAL CARE
Unser Online-Magazin für Digitalisierung in der Pflege
