Ausfallmanagement Pflege-App - notwendig für die Dienstplanung in der Pflege?
Machen Sie Ihr Ausfallmanagement zum Selbstläufer…
Spontane Dienstausfälle sind eine der größten Herausforderungen bei der Dienstplanung in der Pflege und ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Hierbei entscheidet die Qualität und Effizienz Ihres Ausfallmanagements darüber, ob die Dienstausfallkompensation für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen ein permanenter Stress- und Kostenfaktor ist oder nicht.
Erfahren Sie in diesem Artikel, worauf es bei effizientem Ausfallmanagement ankommt und wie Sie Ausfallkompensation in ihrer Einrichtung mit Hilfe von digitalen Lösungen wie einer Ausfallmanagement Pflege-App und klaren Abläufen zum Selbstläufer machen.
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Die Vorteile einer Ausfallmanagement Pflege-App bei der Dienstplanung
Mit einem digitalen Ausfallkonzept und der dazu passenden Software können Sie die wesentlichen Stressfaktoren beim Ausfallmanagement eliminieren:
+ Ausschreibung ausgefallener Dienste in wenigen Sekunden per App statt in stundenlangen Telefonaten
+ Neutrale Benachrichtigungen auf dem Smartphone statt störende Anrufe in der Freizeit
+ Verschlüsselte und DSGVO-konforme Kommunikation statt indiskrete, unübersichtliche Gruppenchats
+ Neubesetzung einer Schicht in wenigen Minuten statt mehreren Stunden
Im Ergebnis gewinnen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen an Selbstbestimmung, Freizeit-Qualität und positivem Betriebsklima.
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Was bedeutet effizientes Ausfallmanagement?
Effizientes Ausfallmanagement bedeutet, dass Sie auf Dienstausfälle souverän reagieren können, ohne in Zeitdruck, Stress oder finanzielle oder organisatorische Engpässe zu geraten.
Mit effizienten Prozessen und klaren Maßnahmen im Rahmen eines durchdachten, digitalen Ausfallkonzeptes können Sie Dienstausfälle schnell beheben und teilweise sogar von vornherein vermeiden. Das reduziert Kosten, verbessert nachhaltig die Arbeitsbedingungen und stärkt die Work-Life Balance.
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Warum ist effizientes Ausfallmanagement im Gesundheitswesen besonders wichtig?
Im Gesundheitswesen sind effiziente Prozesse beim Ausfallmanagement besonders wichtig, weil sonst alle die pflegen und gepflegt werden unmittelbar die negativen Konsequenzen zu spüren bekommen:
Die Pflegekräfte müssen mit Überstunden kompensieren und somit auf Freizeit und Erholung verzichten, um die Versorgung der Patient:innen und Bewohner:innen zu garantieren und Bettenschließungen zu verhindern. Die dauerhafte Überlastung des Pflegepersonals hat dann langfristig erhebliche Auswirkungen auf die Patientenversorgung.
Um das zu verhindern, können Sie entweder regelmäßig auf teure, externe Leasingkräfte zurückgreifen - oder eine Lösung finden, mit der Sie stattdessen die internen Ressourcen Ihrer Einrichtung besser nutzen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter:innen entlasten.
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Ausfallmanagement-Integrationen in Dienstplan-Programmen
Während es für die allgemeine Dienstplanung bereits digitale Lösungen gibt, wird der besondere Aspekt der Ausfall-Kompensation von diesen Programmen oftmals noch nicht oder nicht vollständig abgedeckt.
Ausgerechnet in diesem wichtigen Bereich muss dann wieder auf externe Kommunikationswege wie E-Mails oder Chat-Gruppen ausgewichen oder sogar zum Telefonhörer gegriffen werden, um Mitarbeiter:innen im Frei zu kontaktieren.
Das verstößt nicht nur gegen Datenschutzrichtlinien und verursacht unnötige administrative Kosten für Ihre Einrichtung, sondern bedeutet auch andauernden organisatorischen und mentalen Stress für Dienstplanende und Mitarbeiter:innen.
User: Benachrichtigungen einstellen und Freizeit ungestört genießen
User: Vergütungsart selbst auswählen
Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie mit CrewLinQ Personalausfällen vorbeugen können?
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So funktioniert das
360 Grad Ausfallkonzept von CrewLinQ
Unser 360 Grad Ausfallkonzept besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten, die bei Ausfällen nacheinander in unserer Ausfallmanagement Pflege-App durchlaufen werden, um einen ausgefallenen Dienst erfolgreich und reibungslos zu kompensieren.
360° Grad
Ausfallkonzept
1 Springer
Anfrage beim Springer Pool, um kurzfristig auf Ausfälle zu reagieren und Stammpersonal zu entlasten.
2 Joker
Jokerdienste können von Mitarbeiter:innen initiativ angeboten werden, wenn sie verfügbar sind.
3 Intern
Interne Anfrage, wenn im Springer-Pool keine Verfügbarkeit vorhanden, um Leasingbedarfe zu reduzieren.
+ Anfrage ambulante Dienste, wenn Touren geplant sind.
4 Häuserübergreifend
Anfrage bei Verbundshäusern, um Mitarbeiterpool zu erweitern, wenn haus-intern keine Verfügbarkeiten vorhanden sind.
5 Extern
Anfrage von Leasingpersonal, um Bettenschließungen zu vermeiden und die Versorgung der Patient:innen zu sichern.
“Holen aus dem Frei” = Notlösung
(statt erste Maßnahme)
Besonders wichtig ist uns: Die Kontaktaufnahme zu Mitarbeiter:innen, die gerade im Frei sind, soll erst im Notfall stattfinden, wenn weder im Springer-Pool noch bei bereits hinterlegten Jokerdiensten ein Ersatz gefunden wurde.
Wenn dann intern ebenfalls niemand kurzfristig zur Verfügung steht, um einzuspringen, kann die Anfrage nochmal häuserübergreifend erweitert werden.
Die Anfrage von externen Fachkräften über Leasingfirmen ist dann erst im letzten Schritt vorgesehen. So werden bei der Planung alle Personalressourcen im Blick behalten und bedarfsgerecht verteilt.
Intuitiv und alltagstauglich
Wir stellen bei der Entwicklung unserer Ausfallmanagement-App immer die User ins Zentrum unserer Überlegungen:
Schnelle Ladezeiten, intuitives Design und optimierte Nutzeroberflächen für Desktop und Mobilgeräte sorgen dafür, dass sich CrewLinQ in den Arbeitsalltag integriert.
Unsere Software-Lösungen für das 360 Grad Ausfallkonzept
Für jeden Schritt unseres 360 Grad Ausfallkonzepts gibt es ein Modul oder Add-On, das die jeweilige Funktion erfüllt und mit den anderen Anwendungen interagiert.
Alle Anwendungen können entweder nach dem Prinzip des 360 Grad Ausfallkonzepts aufeinander aufgebaut werden oder den individuellen Anforderungen Ihres Krankenhauses entsprechend angepasst werden.
1 MODUL Poolmanagement
Personalengpässen effektiv vorbeugen: Unser MODUL Poolmanagement digitalisiert und vereinfacht die Koordination Ihres Springer Pools und ermöglicht Ihnen jederzeit schnelle und stressfreie Dienstausfallkompensation.
2 ADD-ON Joker
Ausfälle mit initiativem Einspringen verhindern: Mit unserem ADD-ON Joker können Sie auf Verfügbarkeiten zurückgreifen, die Mitarbeiter:innen zuvor hinterlegt haben.
3 MODUL Ausfallmanagement
Ausgefallene Dienste intern neu vergeben: Mit unserem MODUL Ausfallmanagement können Sie bei einem spontanen Dienstausfall schnell und digital Ersatz aus dem Team organisieren, ohne dafür eine Telefonliste abzutelefonieren.
+ ADD-ON Home Care
Mit unserem ADD-ON Home Care können Sie unser MODUL Ausfallmanagement ergänzen und Ambulante Dienste kleinteilig kompensieren und alle Einsatzorte einer Tour in der App ausschreiben.
4 ADD-ON Connect
Personalpool häuserübergreifend erweitern: Verbinden Sie mehrere Häuser miteinander, um bei Dienstausfällen auf verfügbare Mitarbeiter:innen aus Verbundhäusern zurückzugreifen.
5 MODUL Leasing
Externe Fachkräfte digital anfragen: Mit unserem MODUL Leasing können Sie sich mit Leasingfirmen in Ihrer Umgebung vernetzen, externe Pflegekräfte anfragen und verbindlich buchen.
Das MODUL Leasing interagiert mit unserer Software für Personaldienstleister
Das MODUL Leasing ist für Sie als Pflegeeinrichtung grundsätzlich kostenfrei. Wenn einer Ihrer Leasing-Partner bereits mit CrewLinQ arbeitet, können Sie sich sofort verbinden.
Wenn Sie von sich aus den Anstoß geben möchten, zukünftig mit CrewLinQ zu arbeiten, kümmern wir uns um die Akquise und das Onboarding Ihrer Leasingfirmen.
Poolmanagement und Ausfallmanagement greifen ineinander
Aus dem MODUL Ausfallmanagement heraus wird automatisch ermittelt, ob im MODUL Poolmanagement bereits eine Verfügbarkeit hinterlegt ist, die zur ausgefallenen Schicht passt.
Diese Schicht kann dann direkt an die/den entsprechenden Springer:in vergeben werden und der/diejenige erhält in Echtzeit die Benachrichtigung.
Diese Vorteile hat die Ausfallmanagement Pflege-App von CrewLinQ
Mit CrewLinQ wirken Sie ganzheitlich und positiv auf die bestehenden Probleme und Dynamiken beim Ausfallmanagement in Ihrer Pflegeeinrichtung ein.
Ihre Pflegeeinrichtung profitiert von…
+ Motivation unter den Mitarbeiter:innen
+ Verbessertem Betriebsklima
+ Weniger Fluktuation
+ Höherer Attraktivität als Arbeitgeber
+ Geringerem Verwaltungsaufwand
+ Reduzierten Leasingkosten
Ihre Mitarbeiter:innen und Dienstplaner:innen profitieren von…
+ Ungestörter Freizeit
+ Gesunder Work-Life Balance
+ Besseren Arbeitsbedingungen
+ Flexibilität und Selbstbestimmung
+ Weniger organisatorischem Stress
+ Weniger mentalem Druck
+ Verbesserter Dynamik im Team