Onboarding mit dem Immanuel Krankenhaus Berlin

Die Herausforderung: Die Mitarbeiter:innen überzeugen und mitreißen

Digitalisierung ist ein Schlüsselelement in der heutigen Arbeitswelt. Es beeinflusst die Organisationsstruktur in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und auch in anderen Branchen. Allerdings scheitern viele Digitalisierungsprojekte nicht an der Technologie, sondern daran, dass die Menschen in der Organisation den Wandel nicht mitgehen. So ist es entscheidend, dass alle Menschen in der Organisation an diesem Wandel teilnehmen. Doch wie bekommt man sie dazu?

Die Lösung: Onboarding und intensive Begleitung einer Pilotphase

Willkommen in der Crew!

”Der Onboarding-Prozess ist ein wichtiger Schritt, um Mitarbeiter:innen mit der App vertraut zu machen, ihnen die Scheu vor Neuem zu nehmen und eine positive Grundeinstellung zum Change-Prozess zu erlangen.”

Constanze Büchner, Gründerin und Geschäftsführerin von CrewLinQ

Über CrewLinQ

CrewLinQ ist ein innovatives Tool für digitales Ausfallmanagment, das Dienstanfragen in Echtzeit direkt aufs Smartphone von Mitarbeiter:innen sendet. Es bietet eine Ansicht für Dienstplaner:innen und eine für die eigenen Mitarbeiter:innen. Beide Ansichten sind in Echtzeit synchronisiert, was zu einer effizienten und reibungslosen Kommunikation und zu selbstbestimmten Einspringen führt. Doch auch das vermeintlich einfachste Tool ist nicht für alle eine Selbstverständlichkeit. Hier benötigt es engmaschige Betreuung und ein umfangreiches Onboarding.

Der Ablauf unseres Onboardings

Vor dem offiziellen Startschuss trafen sich zunächst die beiden Gründer und Geschäftsführer von CrewLinQ, Constanze Büchner und Dr. Torsten Fiegler mit der Pflegedirektorin Martina Kringe sowie den Bereichs- und Stationsleitungen, um gemeinsam die Accounts einzurichten und probehalber ein paar Schichten einzustellen. Auch wurden weitere Timings sowie KPIs festgelegt.

Am offiziellen Onboardingtag wurden jeweils zum Schichtwechsel und bei den Übergabezeiten von jeder Station ein 20-minütiger Zeitslot eingeräumt, bei dem die Mitarbeiter:innen bei einem Stück Kuchen die App erklärt bekamen, sie sich diese direkt runterladen konnten und jeweils auch zwei oder drei Schichten zum Testen annehmen sollten. Die Stationsleitungen waren ebenfalls anwesend, da diese gleich ein Auge auf das Geschehen haben konnten und diejenigen später abholen können, die an anderen Tagen ihre Dienstzeiten haben.

Neue Perspektiven aufzeigen

“Eigentlich hatte ich total Lust mal auf einer anderen Station einzuspringen, hat sich aber sonst nie so ergeben - ich freue mich, bei meinen alten Kollegen auch mal zu arbeiten und mir daneben auch mal was dazuzuverdienen!"

Pflegefachkraft des Immanuel Krankenhaus Berlin

In der Regel beginnt ein neuer Krankenhaus-Kunde von CrewLinQ mit zwei Wochen “reines testen”, so auch das Immanuel Krankenhaus Berlin, d.h. Mitarbeiter:innen können Schichten annehmen und ablehnen und sich in der App ausprobieren, damit jede:r eine gewisse Vertrautheit erlangt und die Scheu vor Neuem genommen wird. Hierbei wurde aber von Anfang an ein offizielles Startdatum festgelegt und kommuniziert, sodass ab diesem Zeitpunkt jede angenommene Schicht als verpflichtend anzutretender Einspringer gilt und auch entsprechend vergütet werden muss.

Zum Ende des 14-tägigen Zeitraums wurde ein Preis für diejenige Station vergeben, die die meisten Nutzer:innen im System hat und “am meisten probiert hat”. Wichtige Learnings sind, dass Belohnungen und gewisse Anreizsysteme ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Onboardings sind. In diesem Fall sollte das Anreizsystem auch die Teamarbeit stärken, da die Station als Gemeinschaft einen Preis gewinnen kann.

"Super, dass ich nicht mehr angerufen werde!"

- Pflegefachkraft im Immanuel Krankenhaus Berlin

Insgesamt dauert die Pilotphase im Immanuel Krankenhaus Berlin nun zwei Monate. Zum Onboarding wurden anonyme Umfragen ex ante bei den Mitarbeiter:innen sowie bei den Dienstplaner:innen durchgeführt. Am Ende der Pilotphase sollen wieder Umfragen ex post stattfinden, um hier den Unterschied und die Akzeptanz zu erfassen. Für konkrete Wünsche, Einwände und eher stillere Stimmen wurde ein Kummerkasten eingeführt, der am Ende der Pilotphase geöffnet werden soll und ebenfalls entsprechend ausgewertet wird.

So geht es weiter…

Wie die Pilotphase im Gesamten umgesetzt wird, gilt es von nun an genau zu beobachten und zu begleiten. Nach der Pilotphase gibt es zum hiesigen Text eine Fortsetzung.